Використовуйте технології правильно: інформаційне перевантаження шкодить бізнесу
Чому встигати відповідати у всіх чатах одночасно – не про ефективність та які платформи можуть зарадити
Смартфони і безліч чатів для листування вважаються нормою для ведення бізнесу в сучасних умовах. Проте спринт у відповідях виснажує. До того ж не завжди необхідність відписати всім й одразу говорить про ефективність. Натомість такий темп може призвести до інформаційного перенавантаження, яке негативно впливає на будь-яку діяльність. Як можна завадити інформаційному перевантаженню, які рішення та технології для цього сьогодні доступні бізнесу, розповідає Mind CEO of WEZOM Сергій Гузенко..
Уявімо собі середньостатистичного менеджера середньостатистичної компанії – нехай його зватимуть Іван. Щоденна робоча рутина Івана – це наведення якоїсь подоби порядку в роботі підлеглих, численні мітинги та Zoom-конференції, нескінченна підготовка звітів, а також пошук інформації, яка давно вже мала б бути під рукою. Івану здається, що він витрачає безліч часу марно, а результати залишають бажати кращого. Він виснажений безплідною комунікацією і постійним тиском, а отже, втрачає мотивацію до креативної та плідної роботи.
Ситуація Івана не унікальна – її можна масштабувати на цілі компанії, чи навіть на галузі. Так проявляє себе проблема інформаційного перевантаження, про яку вже багато років говорять аналітики й менеджери. Інфоперевантаження завдає бізнесу суттєвих збитків, шкодить на багатьох рівнях. Втім «срібну кулю» для цієї проблеми ще не винайшли, отже, про неї треба говорити.
Інформаційне перевантаження і як воно виникає
Цим терміном описують тиск, який чинять на співробітників надлишкові та нерелевантні обсяги інформації. Це хронічна хвороба економіки знань, яка супроводжує нас десятиліттями.
Звернімося до прикладу менеджера Івана. Його робочий день починається з перегляду месенджерів і розбирання теки «Вхідні» на пошті. Ця тека вже й так завалена ланцюгами листування з колегами, шквалом новин від корпоративної розсилки, запрошеннями на безліч онлайн-мітингів, запитами від зовнішніх контрагентів тощо.
Коли Іван робить 10 хвилинну перерву на каву, то отримує нову пачку листів і сповіщень у Slack. Припустимо, що на опрацювання всіх цих запитів Іван витратив близько 40 хвилин і ще навіть не починав братися за свої ключові завдання. Тобто він не зробив нічого, що принесло б цінність бізнесу.
Саме цю непродуктивну роботу й називають інформаційним перевантаженням: воно виникає, коли співробітник змушений марно витрачати зусилля на роботу з інформаційним «білим шумом» – нерелевантними для нього даними й запитами.
За оцінкою експертів Gartner, сьогодні фултайм працівник витрачає щонайменше три з половиною години на тиждень на боротьбу із цим тягарем. І це має серйозні наслідки для бізнесу.
Інформаційне навантаження шкодить справі та здоров'ю
Можна стверджувати, що це симптом нашого часу. За результатами дослідження Gartner, у якому брали участь близько тисячі співробітників і менеджерів, 38% фахівців потерпають від надлишкових обсягів комунікації у своїй організації. Ще 27% опитаних заявили, що відчувають на собі інформаційне перевантаження тією чи іншою мірою. Сьогодні навіть у відносно закритих організаціях працівники змушені відстежувати десятки каналів комунікації та джерел даних: месенджери, пошта, електронні документи, ізольовані корпоративні платформи тощо.
Така ситуація має прямі наслідки для продуктивності на робочих місцях. Річ навіть не в тім, що співробітник марно втрачає три-чотири години робочого часу на тиждень.
Як свідчать дослідження, сповіщення в месенджерах або на пошту надходять співробітникам раз на 3–5 хвилин. І якщо навіть одне таке сповіщення потребує обов`язкової відповіді або реакції, то вириває співробітника з контексту його поточного завдання. Аби знову повернутися в контекст і сфокусуватися на ньому, людині в середньому потрібно 15–20 хвилин.
Отже, в умовах високого інформаційного навантаження працівники фактично не можуть бути ефективними. За оцінками Basex, економіка одних лише Сполучених Штатів втрачає через інформаційне перевантаження до $900 млрд на рік!
З іншого боку, перенасичене інформаційне середовище є некомфортним для співробітників. Воно виснажує і травмує ваш персонал, підсилює стан тривожності й вигоряння. Отже, бізнес стикається з проблемою втримання і розвитку кадрів. За даними Gartner, лише 6% тих, хто зіткнувся з інформаційним перевантаженням, заявили, що швидше за все залишаться працювати у своїй компанії.
Єдине інформаційне середовище допоможе упорядкувати хаос
Може здатися, що причиною проблеми стали технології – адже саме через смартфони та повсюдний інтернет ми реагуємо на сповіщення кожні 5 хвилин. Втім це відчуття оманливе: технології лише зробили проблему очевидною, довели її до абсурду. Насправді саме технології можуть дати єдину відповідь на інформаційне перевантаження, без втрат у швидкості комунікації та ухвалення рішень.
Як показує практика, найкращий спосіб подолати проблемну комунікацію в організації – формування для неї єдиного інформаційного середовища, яке можна буде легко «оркеструвати». Комунікація має бути практичною та цільовою, а доступ до інформації – легким, безпечним і зручним.
В ідеалі інформаційне середовище має відповідати таким вимогам:
- працювати як єдина платформа або екосистема, об'єднувати різні канали комунікації в одне ціле;
- інтегрувати різні джерела даних в одне середовище, надавати гнучку політику доступу для них;
- сегментувати користувацькі ролі за багатьма різними критеріями, як-от ролі та функції співробітників, їхнє регіональне розташування, підрозділи, мови тощо;
- дозволяти будувати персоналізовані стрічки новин для співробітників на основі їхніх потреб, ролей, регіонів, підрозділів, мов тощо.
- давати зручний функціонал для управління проєктами та тайм-трекінгу;
- надавати можливість гнучко й персоналізовано керувати сповіщеннями, аби вони були максимально точковими для кожного окремого співробітника;
- забезпечувати гідний рівень захисту даних і кібербезпеки.
Не варто забувати й про новітні інструменти на кшталт машинних алгоритмів і генеративного АІ – вочевидь вони мають величезний потенціал у структуруванні інформації та побудові персоналізованого досвіду комунікації.
Зазначимо, що ми не сказали жодного слова про електронні таблиці, месенджери й електронну пошту. Адже вони в нашому випадку є тим самим джерелом хаосу, яке слід взяти під контроль і вбудувати в струнку модель комунікації.
Види платформ і технологій
Якщо боротьба з інформаційним перевантаженням криється у платформах, то з чого почати? Технологічний ринок сьогодні пропонує різноманітні продукти, які можуть зарадити розв'язанню проблеми:
- HRMS-системи для управління персоналом;
- різноманітні платформи для управління проєктами;
- спеціалізовані CRM-системи з довідковим та комунікативним функціоналом;
- Intranet CMS, які дозволяють будувати розгалужені системи з внутрішніх корпоративних вебресурсів.
Вибір тієї чи іншої платформи й технологій залежить суто від специфіки та завдань окремо взятого бізнесу. Іноді створення нетипової платформи з кастомним функціоналом може давати несподівані результати.
Наприклад, в одному з наших кейсів HR-платформа для енергетичної компанії не лише розвантажила кадровий підрозділ, а й допомогла контролювати роботу відділу продажів.
Модель реалізації платформи також може виглядати по-різному.
- Бізнес може отримати її від вендора – як коробковий продукт, або за схемою SaaS. Використання готових хмарних рішень має свої переваги: це дешевий і швидкий старт, відсутність турбот із підтримкою та розвитком платформи тощо. Але водночас клієнту SaaS-платформи доведеться миритися із ціновою політикою вендора, підлаштовуватися під логіку його платформи та довіряти свої внутрішні дані зовнішнім силам.
- З іншого боку, у бізнесу є альтернатива у вигляді створення індивідуальної платформи під власні потреби. Це рішення оптимальне з погляду довгострокового розвитку бізнесу й безпеки внутрішніх чутливих даних. Воно також може бути фінансово виправданим, адже, як показують дослідження, вартість передплати в SaaS рік у рік лише зростає. Втім розробка власного продукту потребує потужної внутрішньої IT-команди або ж наявності сильного диджитал-партнера з відповідним досвідом.
Так чи інакше, за доби віддаленої зайнятості та цифрової економіки жодному бізнесу ніяк не уникнути цього складного вибору: вдалий вибір корпоративної платформи може визначити долю бізнесу на роки вперед – зробити його ефективним і допомогти залучити найкращі кадри на ринку. Тож варто якомога швидше оцінити свої ресурси й довгострокові пріоритети, щоб визначити стратегію розвитку через диджитал уже зараз.
Автори матеріалів OpenMind, як правило, зовнішні експерти та дописувачі, що готують матеріал на замовлення редакції. Але їхня точка зору може не збігатися з точкою зору редакції Mind.
Водночас редакція несе відповідальність за достовірність та відповідність викладеної думки реальності, зокрема, здійснює факт-чекінг наведених тверджень та первинну перевірку автора.
Mind також ретельно вибирає теми та колонки, що можуть бути опубліковані в розділі OpenMind, та опрацьовує їх згідно зі стандартами редакції.
