Налагодити допомогу: як не піддатися професійному вигорянню
Про стратегічні зміни в діяльності благодійної організації, які допоможуть налаштувати всі процеси
Війна змусила безліч людей згуртуватися для допомоги як військовим, так і цивільним. Проте, як і будь яка діяльність, благодійність чи волонтерство можуть призвести до вигоряння тих, хто цим займається. У такому разі допомоги потребують уже ті, хто сам її нещодавно організовував. Як налагодити стабільну роботу організації і які стратегічні зміни в роботі допоможуть у цьому процесі, на прикладі благодійного фонду розповіла Mind директорка БФ UA Mental Help Ольга Юдіна.
Свіжі дослідження показують, що професійне вигоряння спостерігається у 36% працівників благодійної сфери, а ще третина (35%) перебуває на стадії його формування. Через це знижується продуктивність і якість роботи організацій та порушуються налагоджені робочі процеси.
Щоб забезпечити стабільність роботи й безперервність підтримки для всіх, хто її потребує, благодійні організації мають працювати не лише з бенефіціарами, а й постійно вдосконалювати внутрішню організаційну структуру.
У мінливих умовах благодійні організації часто стикаються з нестабільністю економічної та політичної ситуації, недостатньою кількістю ресурсів, інфраструктури та кадрів, психологічною навантаженістю, інцидентами та форс-мажорами, які потребують негайного реагування.
Робота благодійної організації в кризових умовах – це виклик. Реалії останніх років навчили нас адаптуватися та знаходити інноваційні рішення навіть у найскладніших умовах.
Читайте також: Волонтер за фахом: навіщо створювати громадську організацію
Стратегічне планування
Стратегічне планування є ключовим інструментом, що дозволяє діяти ефективно та стає основою для довгострокової стійкості організації.
- Першим кроком у створенні стратегії є ретельний аналіз ситуації. Він дозволяє відповісти на запитання «Що відбувається?» і суттєво спростити складну реальність, виділивши аспекти ситуації, які потрібно змінити. UA Mental Help існує понад рік, і весь цей час ми приділяли багато уваги розбудові психологічної служби, поліпшенню процесів комунікації з нашими клієнтами й бенефіціарами. Але, порівнявши нашу діяльність з іншими фондами, ми з’ясували, що основний виклик для нас зараз – відсутність підтримувальної інфраструктури для обслуговування високого попиту на психологічну допомогу. Тож у подальшій розробці стратегії ми орієнтувалися на вирішення цього завдання.
- Другий крок на етапі створення стратегії – вироблення спрямівної політики. Вона допоможе визначити, як саме або в який спосіб ми будемо розв'язувати проблеми, визначені під час діагностики. Для нас як для організації, що турбується про сталість і результати нашого впливу в Україні, такою основою стало підсилення організаційної спроможності та, як наслідок, збільшення кількості людей, яким ми можемо надати допомогу.
- Наступний крок – розроблення плану дій. Важливо скоординувати етапи плану між собою і між різними відділами, чітко розподілити ролі та зони відповідальності. Ми почали з визначення пріоритетів роботи. Обрали довгострокову сталість організації і програмні результати. Відповідно до цього ми розробили план дій, серед яких було створення команди фандрайзингу, розширення моделі роботи в наданні психологічної допомоги, ідентифікація потенційних партнерів.
Зрештою потрібно сформувати цілі та показники ефективності за кожним напрямком. Цілі та вимірювані показники ефективності допоможуть регулярно оцінювати прогрес, визначати, що працює найліпше, а що потребує вдосконалення, і вчасно коригувати плани відповідно до даних аналізу.
Читайте також: Адаптуйся швидко: як працюють волонтери під час війни
Гнучкий підхід
Гнучка структура організації та готовність до змін – ключові компоненти стабільної роботи в нестабільних умовах. Стратегічний план має передбачати можливість трансформацій і коригування в разі будь-яких змін.
Приготуйтеся до різних сценаріїв розвитку подій, заплануйте, як ви зможете залучати додаткові ресурси та змінювати підходи в роботі.
При плануванні проєкту або підготовці грантової пропозиції ми завжди враховуємо, що може піти не так, і готуємо план на цей випадок. Добре, коли страхи не справджуються, але, якщо криза трапляється, наша команда має готовий план дій, що дозволяє чітко мислити та знижує рівень стресу.
В одному з проєктів ми передбачили ризик того, що наші спеціалісти фізично не зможуть впоратися з великою кількістю звернень і вчасно надати допомогу. Щоб бути напоготові, ми ухвалили рішення не зупиняти процес отримання заявок від нових фахівців, навіть якщо на цей момент немає конкретної вакансії.
Варто також вміти визнавати свої помилки та оперативно впроваджувати необхідні зміни. Нещодавно ми отримали пропозицію взяти участь в прямому ефірі від одного з видань.
Ми не змогли швидко відповісти, а коли зв’язалися з медіа, місце в ефірі вже було зайняте. Після цього випадку ми переглянули та змінили наші процеси обробки вхідних запитів, щоб більше не втрачати жодної можливості.
Читайте також: Збір відкрито: де волонтеру шукати донати
Кооперація і партнерства
Співпрацюйте з іншими благодійними організаціями, громадськими структурами, урядовими органами та бізнес-партнерами. Спільні зусилля дозволяють досягти кращих результатів швидше, розширюють межі можливостей і забезпечують більший соціальний вплив.
Залучення партнерів із різних регіонів або країн дозволяє розширити коло бенефіціарів і впливати на різні групи людей.
Наш досвід роботи в UA Mental Help показує, що об'єднання зусиль може зробити проєкти привабливішими для інших організацій та донорів, що сприяє залученню грантів і фінансової підтримки.
Колективний голос також має більший шанс бути почутим урядовими структурами, міжнародними організаціями та громадськістю. Підтримка відносин з іншими неприбутковими організаціями може в результаті перерости в спільний цікавий проєкт або в нові можливості для розвитку.
Читайте також: З чистого аркуша: помилки бізнесу, що мають лишитись у 2022
Робота з людьми
Постійні недосипання через нічні тривоги й робота в стресових умовах можуть негативно впливати на ментальний стан працівників. Дослідження показують, що поганий стан психічного здоров'я є фактором ризику, що впливає на ефективність праці. Ті, хто позитивно оцінюють свій внутрішній стан, рідше пропускають роботу, а співробітники з депресивними та тривожними розладами мають нижчу продуктивність праці.
Організація має турбуватися про психологічну підтримку своїх працівників, допомагати їм боротися зі стресом і проблемами, з якими вони стикаються на роботі чи в повсякденні. Небайдужість лідерів зміцнює мотивацію команди та позитивно впливає на продуктивність.
Можна почати з базових кроків: проведення тренінгів зі стресостійкості, психологічна підтримка для охочих, гнучкіший графік, який дозволить балансувати роботу й особисте життя.
Визнання досягнень і надання можливостей для професійного зростання може допомогти співробітникам відчувати себе більш компетентними та задоволеними своєю роботою, що зі свого боку позитивно впливатиме на їхнє психічне здоров'я. Оперативно реагувати на запити й проблеми, уникати непорозумінь, посилювати взаємну довіру також допомагає постійна двостороння комунікація з командою, донорами й партнерами.
Пам’ятайте про головне правило безпеки в літаку: спочатку одягніть кисневу маску на себе, а потім на сусіда. Важливо продовжувати вдосконалювати свою роботу й турбуватися про внутрішню організацію своєї діяльності, щоб мати змогу й надалі допомагати тим, хто цього потребує найбільше.
Автори матеріалів OpenMind, як правило, зовнішні експерти та дописувачі, що готують матеріал на замовлення редакції. Але їхня точка зору може не збігатися з точкою зору редакції Mind.
Водночас редакція несе відповідальність за достовірність та відповідність викладеної думки реальності, зокрема, здійснює факт-чекінг наведених тверджень та первинну перевірку автора.
Mind також ретельно вибирає теми та колонки, що можуть бути опубліковані в розділі OpenMind, та опрацьовує їх згідно зі стандартами редакції.
