Готовність до обшуку: 15 помилок при розробці інструкції для персоналу

Виробництво контрафактних товарів, ухиляння від сплати податків і багато інших «діагнозів», які Бюро економічної безпеки (БЕБ) ставить бізнесу мало не щодня. Водночас обґрунтованість таких підозр має вирішувати суд. Бізнесу ж лишається сподіватися на справедливий розгляд тої чи іншої справи. Проте, допоки справа не зайшла настільки далеко, останній намагається підготуватися бодай до перших раундів, якщо такі можуть статися, зокрема до несподіваних візитів правоохоронців та ймовірних обшуків. Одним із кроків, до яких вдаються підприємці, аби мінімізувати шкоду від таких заходів, є підготовка команди до такого розвитку подій і формування певних інструкцій. Так, днями БЕБ завітав з обшуком до одної української компанії, де правоохоронці зафіксували наявність такого «документа». Попри очевидну мету його формування і ймовірну користь, час від часу такі моменти можуть піти не на користь підприємцям. Чому ж це не завжди гарна ідея та якими мають бути подібні інструкції, розповів Mind партнер Адвокатського об'єднання «Овчаров і Партнери» Денис Овчаров.

Читайте також: Не ласкаво просимо: чому кейс холдингу !FEST став таким резонансним

Правила (алгоритми дій) для співробітників під час обшуку важливі для забезпечення безпеки, прав та інтеґритету компанії. Вони не лише дозволяють працівникам взаємодіяти з правоохоронцями відповідно до закону, а й уникати можливих конфліктів і непорозумінь. Чіткі інструкції створюють рамки для ефективної взаємодії, забезпечуючи баланс між співпрацею та захистом інтересів компанії.

Нещодавно під час обшуку правоохоронні органи виявили в компанії і опублікували подібну інструкцію.

Фото: БЕБ

Читайте також: Спілкування з БЕБ: проактивна позиція бізнесу стане в пригоді

Яких підходів варто дотримуватися при розробці подібних документів?

• Системність. Інструкція, а правильніше – алгоритм чи план дій, не може існувати окремо від структури компанії, її політики, місії тощо. Вбачаємо найбільш сприйнятим варіант, коли алгоритм дій під час обшуку є складовою політики взаємодії компанії з правоохоронними органами. Одна із суттєвих ознак інструкції – це функції, обов’язки та відповідальність. Ну і слово «поведінка» якось принижує самого працівника.
• Законність. Вимоги компанії до дій працівника під час обшуку мають відповідати закону та враховувати принцип переваги представників держави над іншими учасниками обшуку. Вимоги до працівника, які можуть конкурувати з повноваженнями слідчого, призведуть до створення підстав до притягнення працівників до відповідальності (наприклад, фільмувати обшук). Також це виключить зайві глузування правоохоронців, коли текст алгоритму потрапить до їх рук, і пошуки особи, яка сформувала вказані правила.
• Простота. Алгоритм дій має бути простим, доступним і виконуваним. У виконавця не повинні виникати додаткові питання. Наприклад, вимагати від працівника посилатися на конкретні статті Конституції без знання їх суті та змісту може призвести тільки до збільшення ризиків. Рекомендуємо виключити такі очевидно пусті рекомендації: не панікувати, бути врівноваженим, користуватися Конституцією, посилатися на статті з номерами тощо.
• Прийняття ризиків. Компанія має прийняти факт, що основну частину ризиків бере на себе, та повинна піклуватися про безпеку працівника. Вартість вилученої техніки, телефонів, готівка, документи, пошкоджене майно – усе це ризики компанії. Вважаємо помилкою навіть дискусію з працівниками про розподіл між ними й компанією зазначених ризиків.
• Універсальність. До приміщення обшуку часто потрапляють: кур’єри доставки, сусіди по офісу, претенденти на займану посаду. Та й узагалі, часто йдеться не про працівників, а про виконавців за контрактами. Весь алгоритм має бути зрозумілий і прийнятних для всіх, хто опинився в приміщенні обшуку на законних підставах.
• Хто головний. Важливо завчасно визначити: хто від компанії головний на обшуку до прибуття адвоката. Не варто прив’язувати алгоритм дій до вказівок керівника, який перебуває поза межами приміщення. Для цього є старший за місцем у колі колективу та адвокат.

Читайте також: «Рулетка» БЕБ: бізнесу варто готуватися до непроханих гостей

15 помилок при розробці інструкцій / алгоритмів / правил дій персоналу під час обшуку

1. Відсутня мета інструкції. Від того, кого захищає інструкція, залежить мотивованість персоналу щодо її виконання. Не розуміння персоналу, навіщо виконувати інструкцію, нівелює її ефективність. Цей алгоритм дій перш за все їхній особистий захист і прийняття ризиків компанією.
2. Невідповідність КК та КПК. Інструкція, в тексті якої є прямі заборони на виконання законних вимог правоохоронних органів і заборона прямих зобов'язань до норм кримінально-процесуального законодавства, є підставою до притягнення до кримінальної відповідальності як її виконавця, так і розробника. Для мінімізації подібних ризиків до розробки слід залучати фахівців-адвокатів з кримінального права. До речі, жодного разу такі інструкції не були затверджені жодною посадовою особою.
3. Невідповідність актуальним змінам до законодавства та судової практики. Інструкція повинна регулярно переглядатися та оновлюватися відповідно до змін у законодавстві та судовій практиці.
4. Відсутня відповідальність. Наслідком невиконання інструкції має бути відповідальність згідно з нормами чинного трудового законодавства або матеріальна відповідальність згідно з контрактом.
5. Незбалансованість. Інструкція має забезпечувати баланс між співпрацею з правоохоронними органами та захистом інтересів компанії.
6. Недостатня інформативність. Інструкція повинна містити вичерпну інформацію про права та обов'язки співробітників під час обшуку.
7. Недостатня конкретність. В інструкція мають бути конкретні рекомендації щодо дій співробітників у різних ситуаціях, що можуть виникнути під час обшуку.
8. Недостатній рівень доступності. Інструкція повинна бути доступною і зрозумілою для всіх співробітників.
9. Недостатній рівень контролю. Система контролю за виконанням інструкції має забезпечувати її ефективність. Потрібно проведення регулярних перевірок дотримання інструкції та навчання співробітників щодо їхніх прав та обов'язків під час обшуку.
10. Мовні помилки. У тексті інструкції можуть бути знайдені граматичні, лексичні та стилістичні помилки, які можуть призвести до неправильного розуміння інструкції співробітниками.
11. Недостатня узгодженість з іншими документами. Інструкція має бути узгоджена з іншими документами, такими, як посадові інструкції співробітників, політика компанії із захисту конфіденційної інформації тощо.
12. Недостатня адаптованість до конкретної компанії. Інструкція повинна бути розроблена з урахуванням особливостей діяльності компанії. Алгоритми дій працівників можуть відрізнятися залежно від індустрії та форми працевлаштування.
13. Недостатня оцінка ризиків. При розробці інструкції необхідно враховувати всі ризики, які можуть виникнути під час обшуку, а також визначити особу, яка несе ризики.
14. Недостатня участь співробітників у розробці. Необхідно залучити співробітників до розробки інструкції, щоб вони могли висловити свої думки та пропозиції.
15. Визначення ієрархії серед працівників на території, де проводиться обшук.

Наслідки помилок

Помилки можуть призвести до негативних наслідків для компанії, як-от:

• штрафи та інші санкції з боку правоохоронних органів (наприклад, документування перешкоджання слідчим діям);
• претензії та позови від співробітників у разі завдання шкоди чи вилучення їх особистого майна;
• зниження продуктивності праці та втрата лояльності виконавців.

Бізнес потребує інших підходів від правоохоронців

Щоб захистити свої права під час обшуку, необхідно знати основні процедури й мати план дій. Від реєстрації дій правоохоронців до спілкування з адвокатом – кожен крок може виявитися вирішальним у захисті своїх прав.

Обшуки та вилучення в Україні – це питання, що знаходяться на стику прав людини й ефективності правосуддя. Критика, висловлена адвокатами, не лише вказує на наявні проблеми, а й відкриває шлях до їх розв'язання. Лише повага до закону та прав особи забезпечить справедливий і цивілізований вихід із цієї ситуації, коли держава непропорційно втручається в діяльність бізнесу.